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思文檔管理文檔-有效降低組織運(yùn)營(yíng)成本

利用思昂軟件系統(tǒng)或其他工具,對(duì)組織中大量的有價(jià)值的方案、策劃、成果、經(jīng)驗(yàn)等知識(shí)進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理,積累知識(shí)資產(chǎn)避免流失,促進(jìn)知識(shí)的學(xué)習(xí)、共享、培訓(xùn)、再利用和創(chuàng)新,有效降低組織運(yùn)營(yíng)成本,強(qiáng)化其核心競(jìng)爭(zhēng)力的管理方法。

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產(chǎn)品介紹

利用思昂軟件系統(tǒng)或其他工具,對(duì)組織中大量的有價(jià)值的方案、策劃、成果、經(jīng)驗(yàn)等知識(shí)進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理,積累知識(shí)資產(chǎn)避免流失,促進(jìn)知識(shí)的學(xué)習(xí)、共享、培訓(xùn)、再利用和創(chuàng)新,有效降低組織運(yùn)營(yíng)成本,強(qiáng)化其核心競(jìng)爭(zhēng)力的管理方法。


產(chǎn)品功能

知識(shí)管理隨著在中國(guó)企業(yè)實(shí)踐的推移,得到了非常廣泛的應(yīng)用。企業(yè)的高層在推進(jìn)知識(shí)管理的時(shí)候會(huì)涉及到非常具體的內(nèi)容,比如知識(shí)管理的戰(zhàn)略如何定?企業(yè)中的知識(shí)如何梳理?企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)如何應(yīng)用?解決這些問題的關(guān)鍵在于——文檔管理。
企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時(shí),通常會(huì)被三個(gè)問題困擾:企業(yè)里的知識(shí)內(nèi)容龐雜、體系繁多,而這些知識(shí)存在于不同的地方,如何通過一個(gè)統(tǒng)一的體系把這些知識(shí)分類就成為問題。第二,當(dāng)所有的知識(shí)已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后,該如何確保這些知識(shí)的安全性,即如何保證企業(yè)核心的知識(shí)和文化不流失的同時(shí)能在企業(yè)里得到充分的共享。第三,面對(duì)海量的知識(shí)文檔,用戶很難快速地定位、檢索到這些內(nèi)容。
知識(shí)管理現(xiàn)狀
知識(shí)文檔查找困難,組織內(nèi)同事往往不知道其他同事是否有自己需要查詢的文檔。
知識(shí)文檔傳遞影響工作效率,同一份文檔可能需要在不同的時(shí)間傳遞給數(shù)位同事。
知識(shí)文檔備份困難,很可能因?yàn)槟秤脩魶]有備份導(dǎo)致公司大量文件丟失。
知識(shí)文檔版本不統(tǒng)一,不同用戶電腦上的文檔可能內(nèi)容不一致。
知識(shí)文檔的安全沒有保障,重要文檔可能被離職員工惡意帶走。
知識(shí)文檔被修改或覆蓋時(shí),沒有版本控制,無法知道是誰在什么時(shí)候修改了哪些內(nèi)容。
知識(shí)文檔如果被不小心直接刪除,無法還原。
知識(shí)文檔動(dòng)態(tài)只能依靠其他渠道通知,比如電話、QQ等方式通知某文檔被更新了。
知識(shí)文檔數(shù)據(jù)太大時(shí),組織可能需要好幾臺(tái)文件服務(wù)器開啟不同的文件夾,從而無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的訪問。
建立知識(shí)庫目錄,有效分類海量文檔
在Siang知識(shí)管理系統(tǒng)中,可以在企業(yè)文檔這個(gè)模塊建立企業(yè)自己的知識(shí)庫目錄。企業(yè)可以按照部門、企業(yè)架構(gòu)來設(shè)置目錄。比如層級(jí)集團(tuán)、子公司A、子公司B,第二層級(jí)可以根據(jù)職能部門的特點(diǎn)劃分。知識(shí)庫目錄的建立遵循二大原則:
相互立、完全窮盡。目錄和目錄之間是相互立的,沒有重復(fù)的文檔。完全窮盡是指文檔在一個(gè)目錄下存在了,就不在其他目錄下存在。
層級(jí)不宜過多,一但層級(jí)過多時(shí)用戶上傳、創(chuàng)建文檔需要非常復(fù)雜的找到對(duì)應(yīng)目錄。
設(shè)置權(quán)限體系,保證文檔安全
Siang知識(shí)管理系統(tǒng)通過人員、角色、部門三個(gè)方面從上到下控制權(quán)限,對(duì)權(quán)限進(jìn)行了明確具體的細(xì)分,包括不可見,瀏覽,預(yù)覽, 下載,在線修改等。能夠保證企業(yè)里應(yīng)該看到某些文檔的員工都能看到這些文檔;不能看到某些文檔的員工也不會(huì)有將文檔泄露出去的機(jī)會(huì)。實(shí)現(xiàn)文檔在不同程度上的共享,防止文檔的泄露和丟失,保證文檔安全。
運(yùn)用思昂知道,增加知識(shí)積累
思昂知道是Siang知識(shí)管理系統(tǒng)中一個(gè)重要的模塊,它是企業(yè)知識(shí)互動(dòng)的平臺(tái)。通過問答的方式積累員工和專家頭腦中的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí),增強(qiáng)員工的技能素質(zhì)和協(xié)同合作能力,增加企業(yè)知識(shí)的快速共享,提高知識(shí)的利用率。
通過定位檢索,快速查找文檔
Siang知識(shí)管理系統(tǒng)中知識(shí)導(dǎo)航能將系統(tǒng)內(nèi)所有文檔的所有屬性作為篩選條件,如基本屬性(大小,日期,路徑等),擴(kuò)展屬性,元數(shù)據(jù)等,快速的定位到自己想要的某個(gè)或某類文檔。也可以通過文件名搜索和全文搜索來查找自己需要的文檔。

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